Assistenz * / Sekretariat Standort Münster

* Du und dein Potenzial sind bei uns willkommen, unabhängig von geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Behinderung, Alter, ethnischer oder sozialer Herkunft und religiöser Weltanschauung!

In deiner Rolle als Assistenz * am Standort Münster bist du das organisatorische Herzstück der Geschäftsstelle und zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Führungskräfte und Besucher*innen. Gleichzeitig unterstützt du im Application Management Service (AMS) unser achtköpfiges Führungsteam und sorgst mit Struktur, Verlässlichkeit und Organisationsstärke für einen reibungslosen Ablauf im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft.

Das erwartet dich 

Als zentrale Ansprechperson am Standort Münster bist du das erste Gesicht der Geschäftsstelle und empfängst Kolleg*innen, Kunden, Lieferanten sowie Besucher*innen
Du koordinierst Raumbuchungen und sorgst für die organisatorische und technische Vorbereitung von Meetings vor Ort
Du sorgst dafür, dass der Standort stets optimal mit Verbrauchsmaterialien und Ausstattung versorgt ist und übernimmst die Bestellung sowie die Bestandskontrolle
Daneben unterstützt du den Geschäftsstellenverantwortlichen zuverlässig bei allen organisatorischen und administrativen Standortthemen
Gemeinsam mit zwei erfahrenen Kolleginnen entlastest du das Führungsteam (Unit- und Bereichsleitung) und stellst sicher, dass das operative und organisatorische Tagesgeschäft strukturiert abläuft
Du kümmerst dich unter anderem um IT-Bestellungen (z. B. für neue Mitarbeitende), prüfst Rechnungen und koordinierst Termine wie Bewerbungsgespräche
Darüber hinaus organisierst du interne Meetings und Veranstaltungen, z. B. fachliche Weiterbildungen, Workshops und Teamevents

Das bringst du mit

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Erfahrungen im Sekretariats-/ und Assistenzbereich
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere PowerPoint, Excel, Word, sowie Interesse an Tools wie Microsoft Teams und SharePoint oder SAP Analytics Cloud
Belastbarkeit in stressigen Situationen sowie Kommunikationsstärke für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
Flexibilität und Eigeninitiative, z. B. bei der Übernahme von Sonderaufgaben
Interesse daran, dich in neue Themen und Prozesse einzuarbeiten, sowohl um dich fachlich zu spezialisieren als auch um dein Wissen in angrenzenden Bereichen zu erweitern

Das bieten wir dir 

Eine erfahrene Kollegin begleitet dich während deiner Einarbeitung und steht dir als persönliche Ansprechpartnerin zur Seite
Gleitzeitkonto (40 Std./Woche) mit Überstundenausgleich + 30 Tage Urlaub
Befristung auf zwei Jahre mit Chance auf Entfristung
Top Equipment, z. B. HP Elite Tablet oder Notebooks oder MacBook, Jabra Headsets, iPhone auch zur privaten Nutzung, Stehschreibtisch 
Eine Arbeitsumgebung, mit Kreativräumen, Co-Working Spaces sowie innovativer Collaboration-Hardware und -Software, die optimale Bedingungen für produktives Arbeiten im Büro bietet
Vielfältige Weiterbildungsangebote, z. B. ITIL Foundation Zertifizierungen sowie persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten mit gleichwertiger Förderung von Fach- und Führungskarriere und transparenten Kompetenzprofilen
Teambuilding-Maßnahmen wie zum Beispiel verschiedene Events (virtuell oder vor Ort am Standort Münster oder Oldenburg) mit deinen Kolleg*innen  
Duz-Kultur auf allen Ebenen, Social Intranet und diverse Austauschformate, z. B. Impulsvortragsreihe von und für Mitarbeitende 
Für dein Wohlbefinden: Hansefit,  fondsgebundenes arbeitgeberfinanziertes Altersvorsorgemodell, kostenfreie externe Sozial- und Gesundheitsberatung, (E-)Bike Leasing

Online bewerben

Ansprechpartner

Deike Janßen, +49 (0)441 3612-3222
BTC Gruppe